【职场技巧】过度依赖沦为病态　Excel病恶果：试算表变垃圾筒…

有一个历史相当悠久的软件，简单易学，能满足大多数人对电脑运算能力、资料处理的需要，除了最初的设计用途，如今被滥用在很多不同用途上， 聪明的你，应该知道我想说的就是试算表（Spreadsheet），其中最多人用的当然就是Microsoft Excel。

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撰文：Tecky Academy

乍看之下，Excel与Word及Powerpoint分别不大，都是作为Microsoft Office三大常用软件，但其实有很大分别： Word最适合的当然是撰写文件，写学术论文、鳝稿，或是一封简单的辞职信，使用Word都是最适合不过的。 Powerpoint则是作简报才有， 间中亦有一些人用来作其他用途（例如绘图动画），但绝大多数人，如果不是要做简报的话，决不会无故使用Powerpoint。

Excel与上两者不同在于，任何一个不谙编程的普通用家，只要有任何储存结构式资料（structured data），或者有任何计算需要，第一时间浮进脑海的必然是Excel。Excel最初设计为试算表，本用作数据分析、数字计算，作简单图表而已。但随着大众对储存结构式资料的需求提升，Excel竟然出人意表地多了许多用途： 项目计划管理、时间表制订、公司零用钱管理、公司仓储管理等等，总之任何可以写成一个表（Table）的资料，大家都自然会将资料放到Excel里面去。我遇过最为夸张的情况，是用Excel作为资料库迁移（Database Migration）的管理，也就是用Excel 做一个资料库，来为资料库储存资料，相当滑稽。

问题来了，Excel不是为了作为资料库而设计，而大家将Excel用成了资料库，然后连微软自家推出的Access也不敌败走，难道不是证明Excel非常适合作为资料库使用吗？

其实不然，乱用Excel的，往往都发展出一套机构外的人，那些人无法理解的资料处理方式。资料库储存资料，是以有系统及方便读取为前题，胡乱将所有资料都放到一个Excel档案中，充其量只是制造了一个资料垃圾筒。

有些公司用Excel用上了瘾，万事万物皆用Excel解决，这种情况，我会称之为Excel病（Excel Syndrome）。

Excel病的特征，在于相信所有问题都可以用加一个Excel去解决。

想知道你工作的地方有Excel病吗？如果每一次解决问题的方法，都包括了加一个Excel档案的话，很不幸，你工作的地方已罹患Excel病！

Excel病的影响（按图了解）：

治疗Excel病

治疗Excel病是一个长期的过程，Excel的方便往往令大家抵受不住诱惑，又重新将资料放进Excel中。要彻底根治Excel病，在于接受Excel是一个试算表，最适合依然是数据分析、数字计算，作简单图表。

1. 要做项目计划管理，请用Jira、Trello、或Monday等专用项目管理软件。

2. 要做时间表制订，请用Google Calendar等月历软件。

3. 要做公司零用钱管理及仓储管理，请用专业会计软件如Xero或Zoho等。

4. 要做数据库迁移、要写代码，请用Git管理。

祝大家早日康复！

【编按：文章题目为编辑所拟，原题为“有一种病叫Excel病”​】

（文章纯属作者意见，不代表香港01立场。）