打工仔写Email、开首即出错被上司闹爆！必学AI三招帮写信／文件

打工仔 Email 犯错／ChatGPT 帮写信｜由于手机通讯盛行，现今打工仔在一般的 Email 书信来往时，不免会对格式、用字等较为草率，但如果是对外传送的 Email，内容通常要更为正式化，不然就可能失礼公司、失礼自己，近日有网民就因为 Email 的开首称谓出错而遭上司狠评。

写 Email 开首即直呼对方全名、遭上司批无礼貌

最近，一位网民在 DCard 论坛上分享了一个工作上的不快经历。他被另一个部门的经理突然指责，原因是在写给该部门的一位同事的电子邮件时，上款直接写对方的全名（陈XX 你好），这被认为是非常不礼貌的行为，对方还建议至少加上一声“哥／姐”作问候。

开帖者认为使用对方全名并不属于无礼，而且加上“哥／姐”的做法亦不见得所有人都接受，但由于这个问题，他就被对方向两名上级投诉，让他感到非常不愉快，故在网上寻求他人的意见。

然而网民非但没有表示支持，相反还纷纷表示在电子邮件中使用对方全名作为上款的做法确实是不礼貌的行为，认为在一般场合，“使用全名称呼”的行为就已经有违常识；亦有人建议在遇到同样情形时，可以考虑在对方的姓氏或名字之后，加上职衔或先生／女士等称谓以缓减尴尬。

打工仔利用 AI 3 招快速改善文件／书信质素

在职场上，打工仔不时都需要有不同的书信来往，想要减少被误会为无礼之徒，除了找不同的范文参考之外，近半年来大热的人工智能（AI）工具都可以帮忙。

最多人知道的 ChatGPT 目前在香港需要 VPN 进行注册，使用上有一定难度，但 Quora 旗下的Poe App 或网站都可以用到 ChatGPT 的对答模型，效果都相当不俗，需要的话可以参考此文。

然而想要善用 AI，单纯地输入片言只字未必有效，以下就为大家带来 3 个招数／指令（即 Prompts，不少人亦戏称为“咒语”），供各位打工仔参考。

【1】自动生成文本

ChatGPT 等 AI 目前对实用书信的格式掌握已相当成熟，各位如果遇到需要正式书信的撰写场合，可以直接向 AI 要求写作，例如求职信、合同、租约等等，当然，事后还有不少位置需要人手检查，但 AI 已经可以提供一篇架构清晰的文章供用户使用。

【2】输入明确情境

ChatGPT 等文字生成 AI 工具虽然强大，然而要输出合心意的文章，用户可以提供更明确的方向及资料，有时加上写作人及收信人的身份，还可以让产出的信函更符合实际情境，例如：

“我需要撰写一封求职信予 XXX 公司的人事部总经理”;

“我是一名公司采购部职员，需要起草一封报价单予 YYY 部门主管”;

“我是一名公司主管，想要为全体公司成员发出一封有关 ZZZ 事宜的通告”;

【3】一秒改善文笔／文法

在撰写公函时，最失礼就是文法不畅，或是语句中出现错字／别字，此时只需要将文章内容贴上 AI 公具，并加上“将文章的错字改正／写得更为通顺”等指令，就可以让文章的质素即时提升。

而这个方法不单用在中文文章上可以，用于英文文章的文法纠正更是相当一流，有需要的话还可以要求 AI 工具让文章的用字变得更为专业。