时间管理｜习惯Mutli-task非一定好　10个坏手势随时拖垮工作效率

工作中被打断，容易让人感到压力、焦虑，进而影响工作表现。虽然我们都知道保持专注的重要性，但你真的准备好挥别那些惹人心烦的琐事了吗？若办公室里就是有个爱聊天的同事、响不停的电话、以及各种看起来很紧急却不该由你处理的事，该怎么办？

这 10 种会害你分心的工作情境，你都遇过吗？这些坏习惯，请一定要戒掉：

拖垮工作效率的10个坏习惯（按图了解）

1. 不断收信

大家都习惯透过 email 沟通，但由于收件时间你无法掌握，常会有未如预期出现的 email 及其随之而来要处理的事，导致你原本规划的待办事项不断变动，最后可能一件事都无法完成。

你可以这么做：设定一个收 email 的时间，否则你的时间都会拿来处理别人的急事。除了有些一定得透过 email 才能完成的工作，其余时间一天收 3 次信就已相当足够。而最适合的收信时间点，可以设在开始工作后 2 小时、午休后、以及工作结束前 1 小时。

2. 不断收到讯息的通讯软体

通讯软体常在我们不注意下，大大增加工作的紧张和焦虑程度。在某些需要即时沟通的状况下，通讯软体能帮上大忙，但若你的工作完全被通讯软体绑架、在上面进行无止尽的讨论，就该适时做出改变了。

你可以这么做：为使用通讯软体设下界线，让你的同事知道何时不该预期你要即时回应。

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3. 回电话

时常回复电话会让你没时间做真正该做的事，但你又无法禁止别人打电话给你。

你可以这么做：当你接起电话，让对方知道你已收到他的要求、但会在稍后再处理这件事。若不想接电话，你也可以设语音信箱，或请有非当下需要紧急处理事项的同事改以 email 和你连络。

4. 协助同事

多数的工作都是团队合作，但我们还是会需要自己的时间。有些时候我们也必须在自己的工作、和协助别人完成他的工作中拉扯。

你可以这么做：坚定的让对方知道你必须先完成自己的工作，若你能先做事，稍后会很乐意协助对方。

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5. 和同事聊天

办公室里总是有热情、爱聊天的同事，虽然有人聊天是件不错的事，但有时他们并不知道自己正在拖延别人的工作时间。

你可以这么做：如果你是在独立办公室里工作，可以把门关上；若不是，当同事来隔间报到，你可以善意询问对方是否可以等到你完成手边工作。如果即使这样，同事还是无法理解你的暗示，你可以更明确的告诉对方你现在正需要专心处理一项工作，无法跟他聊天。

6. 混乱的桌面

干净的桌面可以为你省下大把时间。研究指出，一般人平均每周花 4.3 个小时在桌上寻找纸张，而这段过程会带来更多压力和挫折。

你可以这么做：花一点时间为各种档案归类，好比把文件依紧急程度分类等，并把不需要用的纸张丢掉，让你的工作桌面能更整齐有效率。

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7. 没有列工作优先顺序

没有设定工作优先顺序是效率杀手。如果你面对一堆待办事项却不知该从何下手，那你如何最有效的创造最多工作产值？

你可以这么做：在工作前一天决定各事项处理的优先顺序，建立一个小小的清单，确认你一抵达办公室后要做的事；在离开办公室前整理桌面，让你明天一来就能立刻开始处理公事。

8. 不时查看社群网站

调研机构指出，每个美国人平均至少有 3 个社群媒体帐号，另外有 51% 的Facebook使用者承认他们每天会上很多次Facebook；4 成则说他们很难改掉这个习惯。

你可以这么做：在午休的时候滑Facebook，善用 20 秒原则 ── 把手机放在不容易拿到的地方、或是删除 App，让你无法轻易使用Facebook，久了我们自然就会放弃这个习惯。

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9. 感觉无聊

当我们被赋予一些我们没有兴趣的任务、或是例行性的事务的时候，我们会失去认真专注的动机，进而分心开始做其他事。

你可以这么做：换个想法，想想如何增进工作效率。列出 3 个你的工作能促成的事情，让你对工作重燃信心。

10. 同时处理多件事

研究显示，当我们处理多件事会降低工作效率。我们的大脑并不会等到完成一项工作后再切换到另一件事，而是会在不同任务间启动、暂停，这个过程将消耗大量脑力。

你可以这么做：列出工作优先顺序，一次处理一件事，等到事情完成再做下一件事。

资料来源／Lifehack

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