【档案法．倡议（一）】政府档案管理　仅赖“行政指引”？

2012年的南丫岛撞船惨剧发生后，调查委员会发现海事处有职员早已得知沉没船只缺少一道水密门，只是没有提出，遑论修正。不过，由于海事处履行公务时一直甚少立档、存档，所以外界难以凭借档案追查整宗事件的来龙去脉，以至追究各职员对意外的责任。海事处的档案管理系统所以如此混乱，正正是因为缺少档案法作监管。
尽管如此，政府依然对订立档案法踌躇不前。千呼万唤，法律改革委员会的档案法咨询文件终于出炉，政府回避议题的借口顿减。须知档案法事关重大，政府不可继续敷衍应对。

【档案法．倡议】专题
一、政府档案管理　仅赖“行政指引”？
二、讨论又讨论　政府录音机式推搪
三、民间《草案》详备　政府还有敷衍之理？

在讨论档案法议题前，我们必须先明白档案是什么。每间机构在公事活动过程中都会产生大量文件，这些文件经过归档处理，也就是依照时间顺序结集起来，存放在同一卷宗，便成为档案（records）。随著时间流逝，档案必定愈积愈多，机构无法悉数保存，这时便要对档案进行鉴定，判断它们有没有保留价值。没有保留价值的档案会被销毁，只有具保留价值的才可获永久保存，成为历史档案（archives）。至于谁能判断档案有无保留价值？当然是专家了。

负责政府档案管理工作的部门是政府档案处，不过，处长不必然是档案学家，例如现任处长便是行政主任（EO）职系官员，隶属政务职系的副行政署长（D3），再之上还有行政署长（D6）和政务司司长。单从编制上看，已可知政府档案处在政府架构中地位不高。在2017-2018年度，政府档案处的财政拨款预算仅得6,480万元，较礼宾处的1亿220万元还要少。又据法律改革委员会的咨询文件，截至2017年底，档案处共有104名职员，但当中只有16人属档案主任职系。因此，到底档案处有没有足够资源及人手应付繁重工作，以至处长是否具备专业知识领导档案处发展，均不时引起怀疑。

在有限的金钱和人力资源下，政府档案处依然先后在2001和2009年制定了《档案管理守则》和《档案管理的强制性规定》，以期促使各政府部门开立档案，并将被鉴定为有保留价值的档案交至政府档案处辖下的历史档案馆作永久保存。理论上，政府部门开立了档案，市民便可依据《公开资料守则》向政府部门索取资料；而保存于历史档案馆的档案在开立30年后，市民又可根据《1996年政府资料档案（取阅）则例》借阅。不过，众所周知，这些“守则”和“强制性规定”只是行政守则，没有法律效力，即使政府部门不作依从，档案处亦无可奈何。根据法律改革委员会的咨询文件，在2015至2017年间，有90宗遗失或擅自销毁档案的个案，但只有12名人员（共涉及11宗个案）遭其所属部门纪律处分。

借阅历史档案方面，《1996年政府资料档案（取阅）则例》容许大众检阅历史档案馆中的政府档案，但该则例只有十条条文，甚为简陋。更重要的是，《则例》给予政府颇大权力封存档案，例如按《则例》第3条，已开立不少于30年的政府资料档案可供公众查阅，但第6条(b)则指假如某档案载录的资料是由公众人士提供，而政务司司长认为公布该等资料会损及政府诚信，即使30年期限已过，档案处仍然不可将该等档案开放予公众查阅。如此一来，假如某档案能证明政府欠缺诚信，政务司司长岂不是可以依法拒让公众查阅？本来保存档案的功用之一就是立档存据、监察政府，但现行《则例》居然容许政府以“保护诚信”为由封闭档案，无异于鼓励掩藏过失，十分荒谬。

政府并非不知道何谓档案法，可是多年来一直对立法诸多推搪，部分建制派议员附和政府的理由更教人哭笑不得。下一节︰【档案法．倡议（二）】讨论又讨论　政府录音机式推搪。

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